Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

iFaktor wordt aangeboden door iFaktor Applications B.V. (statutaire zetel Kerkrade), gevestigd te Spekhofstraat 15, 6466 LZ Kerkrade, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97144061, btw-identificatienummer NL867927896B01 (hierna: “iFaktor”, “wij” of “ons”).

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@ifaktor.nl of het contactformulier.

2. Toepassingsgebied

Dit privacybeleid beschrijft hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer u onze website (ifaktor.nl), onze online applicatie (app.ifaktor.nl) en aanverwante diensten gebruikt. iFaktor is een software-as-a-service (SaaS) platform voor financiële rapportages, koppelingen en beheer rond uw administratie, waaronder het ophalen van boekhoudkundige gegevens via geautoriseerde koppelingen (zoals met Exact Online).

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik kunnen wij de volgende categorieën verwerken:

• Account- en contactgegevens — naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, inloggegevens en voorkeuren van gebruikers binnen uw organisatie.
• Financiële en administratieve gegevens — gegevens die via koppelingen uit uw boekhoudpakket of ERP worden opgehaald, zoals grootboekmutaties, debiteuren/crediteuren, facturen, betalingen, projecten, kostenplaatsen en overige boekhoudkundige objecten die u autoriseert.
• Technische en gebruiksgegevens — IP-adres, browsertype, apparaat-informatie, logbestanden, foutmeldingen en gebeurtenissen die nodig zijn voor beveiliging, foutopsporing en serviceverbetering.
• Communicatie — inhoud van supportverzoeken, e-mailcorrespondentie en formulierberichten.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) tenzij u die zelf in vrij tekstveld of geüploade bestanden plaatst; dat wordt niet aangemoedigd.

4. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Leveren, onderhouden en verbeteren van het iFaktor-platform en koppelingen.
• Genereren van rapportages en inzichten op basis van uw geautoriseerde administratiedata.
• Gebruikersbeheer, authenticatie en autorisatie binnen uw organisatie.
• Klantenservice en communicatie over uw account of onze dienst.
• Beveiliging, fraudepreventie, back-ups en naleving van wettelijke verplichtingen.
• Facturatie en contractbeheer (indien van toepassing).

5. Rechtsgronden (AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst — om de dienst te leveren die u bij ons afneemt of waar u zich voor registreert.
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging van het platform, verbetering van de dienst en beperkte analyse van gebruik, waarbij wij uw belangen afwegen tegen die van ons.
• Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld fiscale administratieplichten of verzoeken van bevoegde autoriteiten.
• Toestemming — waar u expliciet toestemming geeft (bijvoorbeeld voor bepaalde marketingcommunicatie); u kunt die toestemming intrekken.

Voor financiële administratiedata van uw organisatie bent u doorgaans verwerkingsverantwoordelijke; iFaktor treedt op als verwerker op basis van een verwerkersovereenkomst of vergelijkbare contractuele afspraken.

6. Koppelingen met boekhoudsoftware

Wanneer u een koppeling activeert (bijvoorbeeld met Exact Online), vragen wij alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor de door u gekozen functionaliteit. Autorisatie verloopt via het beveiligde OAuth-proces van de betreffende aanbieder. U kunt de koppeling in de bronapplicatie of in iFaktor intrekken; wij stoppen dan met het ophalen van nieuwe data, behoudens wat nodig is voor wettelijke bewaarplicht of uw instructies.

7. Verwerkers en doorgifte

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (“verwerkers”) die gegevens alleen verwerken volgens onze instructies en passende contracten. Onderstaande lijst is gebaseerd op de infrastructuur die in de documentatie van iFaktor en op deze website wordt genoemd.

Subverwerkers

• Microsoft Azure — hosting van de iFaktor-applicatie (app.ifaktor.nl) en bijbehorende database en cloud-infrastructuur. De marketingwebsite vermeldt Microsoft Azure als platform voor de app; de exacte Azure-regio staat niet in deze website-repository.
• Strato — hosting van de publieke marketingwebsite ifaktor.nl (statische pagina’s en het PHP-contactformulier), zoals vermeld in de site-footer en projectdocumentatie.
• Exact Online (Exact B.V.) — wanneer u als klant een koppeling activeert, haalt iFaktor op uw verzoek boekhoudkundige gegevens op uit Exact Online via het officiële autorisatieproces. Exact Online is de bron van die administratiedata; verwerking daar vindt plaats onder uw relatie met Exact.

E-mail naar info@ifaktor.nl en berichten via het contactformulier worden verwerkt via de mailinfrastructuur van de hostingprovider (Strato mail()) en afgeleverd bij het supportadres van iFaktor. Welke aanvullende maildienst (bijv. Microsoft 365) daarachter hangt, is niet vast te stellen uit deze repository.

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. Openbaarmaking vindt alleen plaats indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of met uw toestemming.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen in dit beleid, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is. Administratiedata volgt doorgaans de looptijd van uw contract en uw instructies bij beëindiging (zie ook de algemene voorwaarden: export op verzoek binnen 30 dagen na beëindiging, daarna verwijdering). Accountgegevens en logs worden na afloop van de bewaartermijn verwijderd of geanonimiseerd, tenzij back-ups deze tijdelijk nog bevatten (met beperkte retentie).

9. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder onder meer:

• Versleuteling van data in transit (TLS) en versleuteling van data at rest waar de infrastructuur dit ondersteunt.
• Toegangsbeheer op basis van rollen en het principe van minimale rechten.
• Beveiligde authenticatie voor gebruikers en voor systeemkoppelingen.
• Monitoring, logging en periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen.

Geen enkele methode van verzending of opslag is 100% veilig; wij streven naar een niveau dat past bij de aard van de verwerkte financiële gegevens.

10. Uw rechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u — voor zover op uw situatie van toepassing — onder meer recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Gebruikers binnen een klantorganisatie wenden zich primair tot hun interne beheerder; verwerkingsverantwoordelijken kunnen verzoeken richten aan info@ifaktor.nl.

Wij reageren binnen de wettelijke termijn. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Marketingwebsite (ifaktor.nl)

In de broncode van deze statische site zijn geen analytische of marketingcookies geïmplementeerd (geen trackingpixels of meetscripts zoals Google Analytics). Het contactformulier gebruikt een verborgen tijdstempel in het formulier zelf om misbruik te beperken; dat is geen cookie. Via Google Fonts worden lettertypen geladen; daarbij kan de aanbieder technische gegevens verwerken volgens hun eigen beleid.

Applicatie (app.ifaktor.nl)

De inlogomgeving van iFaktor gebruikt functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn voor authenticatie, sessiebeheer en beveiliging. Zonder deze cookies werkt de applicatie niet goed. De specifieke cookienamen en -looptijden worden beheerd door de applicatie; vraag ons desgewenst om een actuele lijst per omgeving.

Wij plaatsen op basis van deze marketingwebsite geen aparte cookiebanner; voor uitsluitend functionele cookies in de app is vaak geen toestemming vereist. Indien in de toekomst niet-noodzakelijke cookies worden toegevoegd, passen wij dit beleid en de informatie in de app daarop aan.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat op ifaktor.nl/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u waar passend via e-mail of in de applicatie.

13. Contact

Vragen over dit privacybeleid of uw gegevens: info@ifaktor.nl. Zie ook onze supportpagina en algemene voorwaarden.